KSeF: 5 ważnych pytań i odpowiedzi. - IC Partners Stratego S.A.

Od 1 lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest obowiązkowy dla podatników, u których wartość sprzedaży brutto (z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.
Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmie pozostałych podatników VAT, z wyjątkiem tych, których miesięczna sprzedaż fakturowana nie przekracza 10 000 zł brutto – dla nich obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie dopiero 1 stycznia 2027 r.

Poniżej odpowiadamy na pięć najczęstszych wątpliwości, które słyszymy od naszych klientów i które przewijają się w branży.

1. Tryb offline i awaryjny – kiedy z niego korzystać?

Przedsiębiorcy pytają: „Co jeśli nie będzie działał internet? Co jeśli KSeF będzie niedostępny?”.
System przewiduje kilka trybów wystawiania faktur poza standardowym trybem online, a kluczowe jest zrozumienie różnic między nimi.

Tryb offline24 – to tryb dostępny zawsze, bez konieczności ogłoszenia komunikatu przez Ministerstwo Finansów. Można z niego korzystać m.in. przy problemach po stronie podatnika (brak internetu, awaria oprogramowania, słaba jakość łącza) albo gdy specyfika działalności (np. sprzedaż masowa) wymaga wystawiania faktur bez oczekiwania na natychmiastowe przetworzenie w KSeF. Faktury wystawione w tym trybie trzeba co do zasady przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po ich wystawieniu (szczegółowe terminy wynikają z ustawy i rozporządzeń wykonawczych – przedsiębiorca powinien dostosować procedury do ostatecznego brzmienia przepisów).
Tryb offline (niedostępność systemu) – używany, gdy Ministerstwo Finansów ogłosi w Biuletynie Informacji Publicznej planowaną niedostępność KSeF, np. z powodu prac serwisowych. W takim przypadku faktury wystawiane są poza KSeF, a następnie przesyłane do systemu w terminie do 7 dni roboczych od zakończenia przerwy.
Tryb awaryjny – stosowany wyłącznie w razie awarii KSeF ogłoszonej przez MF w BIP i komunikatach w oprogramowaniu interfejsowym. Dodatkowo przewidziano tzw. całkowitą awarię KSeF (np. w sytuacjach nadzwyczajnych, zagrożenia kraju), kiedy – zgodnie z koncepcją MF – faktury mogą nie być później dosyłane do systemu.

Pomyłka w wyborze trybu, niewłaściwe oznaczenie faktur lub opóźnienie w ich przesłaniu do KSeF może skutkować problemami w rozliczeniu VAT, a w skrajnych przypadkach sankcjami podatkowymi.

2. Korekty faktur – koniec z notami korygującymi.

Wielu przedsiębiorców przyzwyczaiło się do wysyłania razem z fakturą protokołów odbioru, kosztorysów czy zdjęć w formacie PDF. W KSeF załączniki funkcjonują inaczej: są one technicznie częścią struktury XML faktury ustrukturyzowanej i muszą być zapisane w formie danych możliwych do umieszczenia w tej strukturze (np. jako dodatkowe elementy XML lub dane zakodowane), przy czym łączny rozmiar faktury wraz z załącznikiem nie może przekroczyć 3 MB.

Oznacza to, że nie można po prostu „podpiąć” tradycyjnego pliku PDF czy obrazu jako osobnego pliku do faktury w KSeF – takie dokumenty trzeba przekazywać kontrahentom innymi kanałami (np. e‑mail, system DMS, portal klienta). Dodatkowo bezpłatne narzędzia udostępniane przez Ministerstwo Finansów (Aplikacja Podatnika / aplikacja webowa) nie obsługują komfortowej pracy z załącznikami; pełniejsze wykorzystanie funkcji załączników zazwyczaj wymaga komercyjnego oprogramowania księgowego lub integracji ERP.

W praktyce niemal każda firma będzie musiała zorganizować alternatywny obieg dokumentów towarzyszących transakcjom (protokoły, kosztorysy, zdjęcia), skoordynowany z fakturami wystawianymi w KSeF.

3. Załączniki do faktur – tylko XML, bez PDF.

4. Gotowość techniczna firm.

Najnowsze badania rynku potwierdzają, że poziom gotowości do obowiązkowego KSeF jest niski: według raportu Grant Thornton i publikacji branżowych jedynie ok. 12% przedsiębiorstw deklaruje pełną gotowość na wdrożenie KSeF. Największym problemem okazuje się nie sama technologia, ale brak całościowej analizy procesów, niewystarczające przygotowanie organizacji oraz niespójność systemów ERP z wymaganiami struktury FA(3).

Organizacje branżowe i firmy doradcze ostrzegają, że tempo wdrażania oraz skala niewyjaśnionych ryzyk (np. w trybach awaryjnych, integracjach, obiegu dokumentów) mogą stwarzać realne zagrożenie dla ciągłości działalności wielu firm, szczególnie tych o rozbudowanej strukturze i dużym wolumenie faktur

5. Obawy o płynność finansową

W modelu docelowym faktury dokumentujące sprzedaż objętą obowiązkiem KSeF wystawione poza systemem (np. tylko w PDF wysłanym e‑mailem) nie będą traktowane jako prawidłowe faktury dla celów VAT. Jeśli firma nie będzie w stanie wygenerować faktury w KSeF, może to oznaczać realne ryzyko paraliżu sprzedaży, opóźnionych płatności, sporów z kontrahentami i zakłóceń w codziennej działalności.

Dlatego kluczowe jest nie tylko wdrożenie techniczne (integracja ERP, konfiguracja schematów, podpisy, uprawnienia), ale przede wszystkim przygotowanie procedur awaryjnych (tryb offline24, procedury na awarie KSeF), przeszkolenie zespołów operacyjnych i księgowych oraz ścisła współpraca z biurem rachunkowym lub działem podatkowym, który rozumie specyfikę Waszej branży i potrafi szybko reagować na problemy.

Co w takiej sytuacji?

W IC Partners Stratego S.A. pomagamy naszym klientom nie tylko w bieżącej obsłudze KSeF, ale przede wszystkim w projektowaniu i wdrażaniu procedur, które minimalizują ryzyko przestojów i błędów – zarówno w trybie online, jak i w trybach offline/awaryjnych.

Jeśli macie wątpliwości dotyczące KSeF w kontekście Waszej firmy – zapraszamy do kontaktu.

IC Partners Stratego – biuro księgowe. Numer telefonu: +48 22 602 05 00, adres email: biuro@strategodk.pl

Zaobserwuj nas na LinkedIN IC Partners Stratego

Wróć do Aktualności