Z dniem 1 stycznia 2025 roku, Krajowy System e-Faktur (KSeF) stał się obowiązkowy dla wszystkich czynnych podatników VAT w Polsce. To przełomowe wdrożenie fundamentalnie zmienia zasady wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur, wprowadzając jednolitą, cyfrową platformę nadzorowaną przez Ministerstwo Finansów.
Co to jest KSeF?
KSeF to centralna, ogólnopolska baza danych służąca do wystawiania, przesyłania i odbierania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML (e-Faktura). System ten jest zarządzany przez Ministerstwo Finansów i stanowi jedyne akceptowane prawnie źródło faktur VAT dla transakcji między przedsiębiorcami mającymi siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce.
Zacznijmy od obowiązku wystawiania e-Faktur:
Od 1 stycznia 2025 roku każdy czynny podatnik VAT w Polsce jest zobowiązany do wystawiania faktur dokumentujących transakcje B2B wyłącznie za pośrednictwem KSeF.
Faktury wystawione w innej formie jak np. zwykłej papierowej, jako plik PDF przesłany e-mailem nie są i nie będą uznawane za prawidłowe faktury VAT w świetle obowiązującego prawa.
Jaki powinien być format faktury?
Faktury w KSeF muszą być wystawiane w ściśle określonym formacie XML.
W jaki sposób odbywa się dostęp do KSeF ? poprzez specjalne oprogramowanie lub interfejs API.
Poniżej przedstawiamy z jakich funkcji mogą korzystać przedsiębiorcy:
Aplikacji udostępnionej bezpłatnie przez Ministerstwo Finansów,
komercyjnych programów księgowych zintegrowanych z KSeF poprzez API.
Zacznijmy od procesu wystawiania i odbierania e-Faktur:
Wystawienie: Sprzedawca, korzystając z oprogramowania zintegrowanego z KSeF, wprowadza dane faktury a następnie system przetwarza te dane i wysyła e-Fakturę do KSeF.
Odbiór: Nabywca otrzymuje dostęp do wystawionej dla niego e-Faktury poprzez KSeF również za pomocą oprogramowania lub API. Faktura jest udostępniana w systemie a tym samym uznawana za doręczoną.
Data Wystawienia i Otrzymania:
Za datę wystawienia e-Faktury uważa się datę jej przesłania do KSeF. Natomiast za datę otrzymania e-Faktury przez nabywcę uważa się datę jej udostępnienia w KSeF.
Przechowywanie e-Faktur:
Faktury wystawione i otrzymane za pośrednictwem KSeF są przechowywane w systemie przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przedsiębiorcy nie mają obowiązku dodatkowego archiwizowania tych faktur we własnym zakresie.
Jakie mamy wyjątki od obowiązku KSeF
*Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej: Nadal mogą być wystawiane w formie papierowej lub elektronicznej (np. PDF).
*Faktury wystawiane w procedurze OSS i IOSS: Podlegają odrębnym regulacjom.
*Faktury wystawiane przez podatników zwolnionych z VAT: Nie mają obowiązku wystawiania faktur w KSeF (choć mogą to robić dobrowolnie).
*Faktury uproszczone: Wystawianie faktur uproszczonych w KSeF jest możliwe, ale z pewnymi ograniczeniami co do zawartości danych.
Korekty e-Faktur:
*Faktury korygujące również muszą być wystawiane za pośrednictwem KSeF. System umożliwia powiązanie faktury korygującej z fakturą pierwotną.
WAŻNE
Od 1 stycznia 2025 roku za nieprzestrzeganie obowiązku wystawiania faktur w KSeF przewidziane są sankcje finansowe.
Wyzwania i Korzyści Związane z KSeF:
Wyzwania:
- Konieczność integracji systemów księgowych: Przedsiębiorcy musieli zainwestować czas i środki w dostosowanie lub wymianę oprogramowania księgowego.
- Zarówno księgowi, jak i przedsiębiorcy musieli zapoznać się z nowym systemem i procesami.
Korzyści:
- Ujednolicenie formatu faktur
- Szybszy obieg dokumentów
- Mniejsze ryzyko błędów
- Ułatwione rozliczenia VAT
- Bezpieczeństwo danych
- Automatyzacja procesów księgowych
Zatem możemy podsumować, że obowiązkowy Krajowy System e-Faktur jest już rzeczywistością dla wszystkich czynnych podatników VAT w Polsce. Przedsiębiorcy powinni aktywnie korzystać z systemu, monitorować komunikaty Ministerstwa Finansów dotyczące jego funkcjonowania i dbać o prawidłową integrację swoich systemów księgowych z KSeF. Wszelkie problemy techniczne lub wątpliwości interpretacyjne powinny być na bieżąco wyjaśniane, aby uniknąć potencjalnych sankcji i w pełni wykorzystać możliwości, jakie oferuje e-fakturowanie.