Nie rzetelnie prowadzone księgi oraz brak realnego kontaktu z biurem księgowym to problem często zgłaszany przez klientów, którzy przenieśli do nas swoje sprawy księgowe.
W praktyce wpływa na decyzje strategiczne, relacje z bankami, inwestorami oraz na bezpieczeństwo firmy w razie kontroli.
Wielu przedsiębiorców zgłasza się po wsparcie dopiero w momencie, gdy trzeba jednocześnie korygować wielomiesięczne lub wieloletnie zaniedbania. Taka sytuacja wymaga uporządkowanego podejścia projektowego, a nie doraźnych działań.
Poniżej przedstawiamy sprawdzony model postępowania.
Sygnały ostrzegawcze – kiedy dalsze czekanie zwiększa ryzyko.
Brak komunikacji i konsultacji.
Pierwszym i najczęstszym sygnałem jest brak komunikacji: odpowiedzi na e-maile, niedostępność telefoniczna, brak możliwości bieżącej konsultacji w sprawach podatkowych lub sprawozdawczych.
W efekcie właściciel lub zarząd przejmują rolę koordynatora księgowości, zamiast zarządzać firmą. Informacje wracają z opóźnieniem, często w formie problemów ujawnionych dopiero przez urząd, bank lub audytora.
Błędy w danych historycznych
Drugim sygnałem są księgi, które nie przedstawiają rzetelnego obrazu sytuacji finansowej. Konieczność korekt wcześniejszych miesięcy lub lat, niezgodności w sprawozdaniach lub zastrzeżenia zgłaszane przez instytucje zewnętrzne jednoznacznie wskazują na brak kontroli nad procesem.
W takich przypadkach często okazuje się, że poprzednie biuro nie miało kompetencji lub procedur umożliwiających skuteczne naprawianie własnych błędów.
Etap 1: Diagnoza – ustalenie stanu faktycznego
Pierwszym krokiem jest analiza. Celem nie jest przypisywanie winy, lecz precyzyjne określenie skali i charakteru problemu.
Zakres diagnozy obejmuje:
- przegląd ksiąg pod kątem błędów wpływających na obraz finansowy jednostki,
- identyfikację braków dokumentacyjnych i ocenę możliwości ich uzupełnienia,
- analizę luk procesowych w obiegu dokumentów i komunikacji z księgowością.
Na tym etapie należy również jasno zdefiniować obawy zarządu dotyczące płynnego przejęcia ksiąg i uwzględnić je w planie działań.
Etap 2: Korekty i porządkowanie dokumentów
Po zakończeniu diagnozy kluczowe jest zaplanowanie prac naprawczych. Próba jednoczesnego korygowania wszystkich obszarów niemal zawsze prowadzi do eskalacji chaosu.
Skuteczny plan obejmuje:
- regularną, rzeczową komunikację z właścicielem lub zarządem dotyczącą postępów.
- ustalenie kolejności okresów i obszarów wymagających korekt, z priorytetem dla pozycji o największym ryzyku,
- określenie zakresu korekt oraz sposobu ich dokumentowania,
Etap 3: Zapobieganie nawrotom problemu
Naprawa danych historycznych nie rozwiązuje problemu, jeśli nie zostanie uzupełniona o trwałe standardy współpracy. Stabilizacja procesu jest warunkiem odzyskania kontroli nad finansami.
Kluczowe elementy:
- ustalone procedury obsługi sytuacji pilnych (banki, leasing, instytucje nadzorcze)..
- jasno określone zasady kontaktu i odpowiedzialności po stronie biura,
- regularny rytm zamykania spraw zgodnie z harmonogramem,
- zapewniona zastępowalność po stronie biura księgowego,
Jeżeli po przeczytaniu tych punktów widzisz, że obecna obsługa księgowa nie spełnia standardów, dalsze „czekanie na poprawę” wyłącznie zwiększa ryzyko.
W takim przypadku polecamy wdrożenie konkretnego planu uporządkowania dokumentów i zmiany biura usług księgowych.
IC Partners Stratego – biuro księgowe. Numer telefonu: +48 22 602 05 00, adres email: biuro@strategodk.pl
Zaobserwuj nas na LinkedIN IC Partners Stratego
Wróć do Aktualności