Zasada ogólna: polski podatnik VAT = faktura w KSeF

Co do zasady, jeżeli jesteś polskim podatnikiem VAT i wystawiasz fakturę dla kontrahenta zagranicznego – firmy z UE lub spoza UE – faktura powinna zostać wystawiona w KSeF tak samo jak dokument dla polskiego przedsiębiorcy.

Ta reguła wynika z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT: obowiązek dotyczy wystawcy posiadającego polską rejestrację VAT, a nie miejsca siedziby nabywcy. Wyjątki (OSS/IOSS, B2C, podmioty bez siedziby/SMPD w Polsce) opisane są w ust. 2 tego przepisu.

W praktyce oznacza to, że jeśli wystawiasz fakturę B2B dla zagranicznej firmy i nie stosujesz procedur szczególnych, powinna ona zostać zarejestrowana w KSeF.

Jakie transakcje B2B z zagranicą wchodzą do KSeF?

Eksport towarów

Eksport towarów z Polski do państwa trzeciego, dokumentowany fakturą wystawioną przez polskiego podatnika, co do zasady podlega obowiązkowi wystawienia w KSeF – przy zachowaniu standardowych zasad dokumentowania eksportu (np. stawka 0% VAT przy spełnieniu warunków).

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT)

Sprzedaż towarów firmie z innego państwa członkowskiego UE (WDT) to klasyczny przykład transakcji B2B zagranicznej, którą polski podatnik powinien fakturować w KSeF, o ile nie zachodzi jeden z wyjątków.

Usługi B2B dla firm zagranicznych

Wiele usług (np. marketing, IT, doradztwo) świadczonych dla zagranicznych firm B2B również musi być dokumentowanych fakturą ustrukturyzowaną w KSeF, jeśli wystawcą jest polski podatnik VAT i nie stosuje on procedur szczególnych.

Dostęp zagranicznego kontrahenta do KSeF

Brak obowiązku logowania się do KSeF po stronie nabywcy

Zagraniczny odbiorca faktury co do zasady nie ma obowiązku korzystania z KSeF i najczęściej nie ma do niego technicznego dostępu, zwłaszcza w sytuacji, gdy nie posiada polskiego NIP ani SMPD w Polsce.
KSeF nie pełni funkcji „platformy wysyłkowej” dla kontrahentów zagranicznych – system służy do wystawiania i odbierania faktur po stronie polskich podatników.

Wizualizacja faktury: PDF, wydruk, plik elektroniczny

Jeżeli faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF, wystawca przekazuje ją w sposób z nim uzgodniony – najczęściej jako PDF, wydruk lub inny plik elektroniczny.

Dlatego standardowy proces przy sprzedaży B2B do zagranicy wygląda tak: wystawiasz fakturę w KSeF, pobierasz jej wizualizację (np. PDF z kodem QR) i wysyłasz ją kontrahentowi zgodnie z ustalonym kanałem komunikacji.

IC Partners Stratego to zaufany partner dla firm szukających stabilności finansowej, prawnej i podatkowej w Warszawie i całej Polsce.

Numer telefonu: +48 22 602 05 00, adres email: biuro@strategodk.pl

Zaobserwuj nas na LinkedIN IC Partners Stratego

Wróć do Aktualności lub przejdź na stronę KONTAKT